A. MONITORING DAN EVALUASI
|
|
|
|
Monitoring dan evaluasi diharapkan dapat meningkatkan efektifitas pembinaan PMR, melalui sebuah kerangka hubungan yang jelas antara hal yang telah dilaksanakan, yang sedang dilaksanakan dan masukan-masukan yang ada serta harapan kedepan.
Monitoring dan evaluasi dapat membantu mengkaitkan antara apa yang telah dilakukan dengan apa yang diharapkan di dimasa yang akan datang.
Tanpa dilakukannya monitoring dan evaluasi, kita tidak bisa mengatakan bahwa pembinaan yang kita laksanakan telah berjalan lancar sebagaimana mestinya, telah mengalami perkembangan, berhasil, efektif dan efisien atau dapat ditingkatkan di masa yang akan datang.
Tujuan kegiatan Monitoring dan Evaluasi Pembinaan PMR secara umum adalah pengukuran dan penilaian kinerja pembinaan, sehingga dapat mencapai hasil yang diharapkan baik secara kualitas dan kuantitas dengan efektif. Pada dasarnya fokus dari monitoring dan evaluasi adalah masukan dan proses pelaksanaan sekaligus kontribusi faktor-faktor terkait terhadap hasil pembinaan secara kualitas dan kuantitas, kerjasama, proses pengambilan keputusan dan kebijakan, advokasi dan koordinasi.
1. Monitoring
a. Pengertian
1) Monitoring adalah penilaian yang terus menerus terhadap fungsi kegiatan-kegiatan program di dalam hal jadwal pelaksanaan dan penggunaan input/masukan oleh kelompok sasaran berkaitan dengan harapan-harapan yang telah direncanakan.
2) Monitoring merupakan kegiatan program yang terintegrasi, bagian penting dari praktek manajemen yang baik dan karena itu merupakan bagian yang integral dari manajemen sehari-hari (Casely & Kumar 1987)
3) Monitoring dapat didefinisikan sebagai suatu proses mengukur, mencatat, mengumpulkan, memproses dan mengkomunikasikan informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen program/proyek (Calyton & Petry 1983)
4) Monitoring adalah mekanisme yang sudah menyatu untuk memeriksa bahwa semua “berjalan untuk direncanakan” dan memberi kesempatan agar penyesuaian dapat dilakukan secara metodologis (Oxfam 1995)
5) Monitoring adalah penilaian yang sistematis dan terus menerus terhadap kemajuan suatu pekerjaan (SCF 1995)
b. Monitoring yang baik
1) Monitoring yang baik dilakukan secara berkelanjutan, melibatkan instansi terkait, dan fokus pada perkembangan pencapaian tujuan.
2) Monitoring pada pembinaan PMR sebaiknya bukan hanya sekedar melihat bagaimana pelaksanaan pembinaan, namun juga perkembangan pembinaan, program pembinaan dan kerjasama. Dalam hal ini monitoring memiliki fungsi yang sangat penting dalam pengambilan keputusan dan kebijakan, pembelajaran dan sebagai bahan evaluasi
3) Monitoring yang baik juga tergantung pada kualitas perencanaan pembinaan.
4) Monitoring yang baik menuntut kunjungan secara berkala didukung dengan analisis perkembangan dan laporan
c. Waktu Monitoring
Monitoring dapat dilakukan kapan saja baik secara formal maupun informal yang dilakukan secara berkala dan berkesinambungan. Monitoring merupakan kegiatan yang terintegrasi dalam keseluruhan tahapan manajemen pembinaan. Minimal monitoring dilakukan pada saat proses penyusunan rencana, pelaksanaan pembinaan dan proses penyusunan laporan.
d. Pelaksana
Pelaksana monitoring adalah
1) Penanggung jawab PMR, Pembina PMR, pelatih PMI
2) Staf PMI yang membidangi pada semua tingkatan (Cabang, Daerah dan Pusat)
3) Pengurus PMI pada semua tingkatan (Cabang, Daerah dan Pusat)
4) Instansi/pihak terkait lainnya
Monitoring pembinaan PMR dapat dilakukan secara individu maupun berkelompok. Dalam hal ini tiap individu memiliki kewajiban untuk memastikan tiap komponen-komponen diatas menjalankan monitoring pembinaan PMR.
e. Bagaimana melakukan Monitoring
1) Pastikan bahwa pelaksana monitoring pembinaan PMR telah membaca, mengerti dan memahami rencana strategi dan rencana kerja tahunan dan atau 5 tahunan pembinaan PMR baik tingkat pusat, daerah maupun cabang.
2) Pastikan bahwa pelaksana monitoring pembinaan PMR telah membaca, mengerti dan memahami panduan pembinaan PMR
3) Susunlah kerangka acuan pelaksanaan monitoring, tetapkan hasil yang diharapkan, rumuskan system dan metode monitoring yang sesuai beserta perlengkapannya, pelaksana dan jadwal pelaksanaan dan strategi monitoring berkala.
4) Lakukan kunjungan berkala sebagaimana direncanakan
5) Lakukan pencatatan terhadap perkembangan, kendala dan pencapaian target bandingkan dengan rencana pembinaan PMR dan kerangka waktu yang telah ditentukan
6) Jika ditemukan kendala dan atau penyimpangan lakukan penggalian dan pencarian data sebagai penunjang, lakukan tindakan pemecahan masalah dan kendala, pastikan pembinaan kembali ke jalur pembinaan sebagaimana telah ditentukan
7) Penyusunan laporan monitoring
8) Informasikan kepada pihak manajemen dan pengambil kebijakan untuk tindak lanjut.
f. Alat dan Metode Monitoring
1) Alat Monitoring
a) Kerangka Acuan / Rencana kerja
b) Laporan perkembangan kegiatan (laporan situasi)
c) Laporan kegiatan, semester, tahunan dan atau 5 tahunan
d) Dokumetasi kegiatan
e) Data based keanggotaan
2) Metode Monitoring
a) Penyampaian laporan - dokumentasi dan koordinasi rutin
b) Kunjungan lapangan berkala
c) Pengamatan kerja sehari-hari melalui Kunjungan mendadak (spot chek)
d) Assesment eksternal
e) Wawancara
f) Diskusi kelompok
g) Survey pengumpulan data dan perbandingan kondisi sebelum dan sesuadah intervensi
h) Pengamatan Kinerja
2. Evaluasi
a. Pengertian
1) Evaluasi adalah penilaian berkala terhadap relevansi, penampilan, efisiensi dan dampak dari program/proyek didalam konteks tujuan yang sudah ditetapkan. Evaluasi biasanya menggunakan perbandingan yang membutuhkan informasi dari luar program/proyek – tentang waktu, daerah atau populasi (Casely & Kumar 1987)
2) Evaluasi adalah penilaian pada waktu tertentu terhadap dampak dari sebuah pekerjaan dan sejauh mana tujuan yang sudah ditetapkan telah dicapai (SCF 1995)
b. Waktu
Evaluasi dapat dilakukan kapan saja baik secara formal maupun informal yang dilakukan secara berkala dan berkesinambungan. Sebagaimana monitoring, evaluasi merupakan kegiatan yang terintegrasi dalam keseluruhan tahapan manajemen pembinaan. dilakukan pada saat proses penyusunan rencana, pelaksanaan pembinaan dan pasca Pembinaan.
c. Pelaksana
1) Kelompok PMR (Anggota, Pembina dan Sekolah)
2) Pembina PMR
3) PMI Cabang
4) PMI Daerah
5) PMI PUsat
d. Alat dan Methode Evaluasi
e. Bagaimana Melakukan Evaluasi
f. Persiapan Evaluasi
Untuk melaksanakan evaluasi yang terstruktur dan terdokumentasi diperlukan pengalokasian waktu dan pemikiran untuk persiapan. Hal ini dikarenakan tujuannya bukan semata-mata untuk evaluasi jalannya pembinaan melainkan lebih pada prioritas hasil pembinaan.
1) Pastikan bahwa pelaksana evaluasi pembinaan PMR telah membaca, mengerti dan memahami rencana strategi dan rencana kerja tahunan dan atau 5 tahunan pembinaan PMR baik tingkat pusat, daerah maupun cabang.
2) Pastikan bahwa pelaksana evaluasi pembinaan PMR telah membaca, mengerti dan memahami panduan pembinaan PMR
3) Tentukan sasaran evaluasi. Pada dasarnya sasaran evaluasi pembinaan PMR adalah sebagai berikut:
a) Pencapaian Tujuan
Apakah Tujuan yang ditetapkan telah tercapai dan jika tidak, apakah ada perkembangan-perubahan dari kondisi awal, sekaligus dilakukan analisa mengapa tidak tercapai dan alternatif solusi pencapaian lebih baik.
b) Faktor-faktor penunjang dan penghambat
Faktor-faktor penunjang dan penghambat apa saja yang dihadapi selama pembinaan yang berpengaruh dalam pencapaian tujuan, sebagai bahan analisa pemecahan hambatan dan penguatan faktor penunjang.
c) Kontribusi PMI dan pihak terkait dalam pencapaian tujuan
d) Strategi kerjasama dan dukungan dengan pihak terkait
4) Susunlah kerangka acuan pelaksanaan evaluasi, tetapkan tujuan/hasil yang diharapkan, rumuskan system dan metode evaluasi yang sesuai beserta perlengkapannya, dan strategi monitoring
5) Pengorganisasian Dokumen yang dibutuhkan
6) Pembentukan Pelaksana Evaluasi
5) Pelaksanaan Evaluasi
1) Pelibatan pihak terkait
2) Pengumpulan dan analisa data
Kunjungan untuk melihat hasil pembinaan kualitatif dan kuantitatif
3) Umpan Balik dan pemecahan masalah
4) Penyusunan Laporan Evaluasi
5) Tindak Lanjut
3. Sasaran dan aspek Monitoring – Evaluasi
a. Sasaran Monitoring – Evaluasi
1) Pelaksanaan Pembinaan
2) Dampak/pengaruh/manfaat kegiatan dan pembinaan
3) Perkembangan pencapaian tujuan kegiatan dan Pembinaan PMR
4) Kontribusi faktor-faktor terkait terhadap pencapaian tujuan Pembinaan PMR
5) Kontribusi PMI dalam usaha pencapaian tujuan kegiatan dan pembinaan PMR
6) Strategi kerjasama dengan pihak terkait
b. Aspek Monitoring – Evaluasi
1) Rencana Kegiatan awal
2) Apakah tujuan kegiatan dan pembinaan PMR secara kuantitas dan kualitas yang diharapkan telah tercapai
3) Apakah Indicator keberhasilan yang ditetapkan tercapai
4) Apakah kegiatan dan pembinaan PMR yang dilakukan telah memberi manfaat
5) Apakah muncul perubahan terhadap pengembangan karakter
6) Strategi kerjasama dan dukungan dengan pihak terkait
7) Apakah ada hal-hal lain baik berupa hambatan atau kondisi yang mengakibatkan harus dirubahnya rencana kegiatan dan atau pembinaan PMR
8) Rencana anggaran, apakah penetapan rencana anggaran sudah tepat dan pengeluaran sesuai dengan perencanaan
c. Alur monitoring – evaluasi
|
A. PENDATAAN
1. Tujuan:
a. mengetahui jumlah anggota PMR
b. mengetahui identitas anggota PMR
2. Proses è sedang dikembangkan oleh tim IT PMI Pusat, terintegrasi dengan bidang lain
B. PELAPORAN
1 Tujuan dan manfaat laporan
a. Bentuk Pertanggungjawaban tertulis secara naratif dan keuangan
b. Informasi atas kualitas pelaksanaan kegiatan
c. Bahan informasi Monitoring evaluasi terkait kinerja manajemen, operasional serta proses informasi dan koordinasi pihak-pihak terkait
d. Bahan perbaikan kualitas kegiatan dan kinerja
e. Bahan pengambilan keputusan
2 Jenis Laporan
a. Laporan Perkembangan
1) Kwartal (per 3 bulan)
2) Laporan Semester
3) Laporan Tahunan
b. Laporan kegiatan
3 Bentuk laporan
a. Naratif
b. Finansial
4 Pelaksana
a. PMI Pusat
b. PMI Daerah
c. PMI Cabang
d. Kelompok PMR
5 Isi laporan
a. Pendahuluan
b. Tujuan umum dan khusus
c. Proses pelaksanaan kegiatan/program/proyek (sebelum – selama), termasuk hambatan yang dihadapi
d. Hasil yang diharapkan
e. Rekomendasi tindak lanjut (setelah kegiatan/program/proyek)
f. Pelaksana
g. Anggaran
6 Waktu
a. Laporan Perkembangan:
1) Laporan Kuartal: pertiga bulan
2) Laporan Semester: per enam bulan
3) Laporan tahunan: pertahun
b. Laporan Kegiatan : dengan tujuan untuk memudahkan proses tindak lanjut hendaknya laporan kegiatan disampaikan maksimal 1 bulan setelah tanggal pelaksanaan kegiatan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar